Binnenkort kun je Excel met Copilot vragen om gegevens op te halen, op te schonen en te laden

Microsoft breidt Excel uit met nieuwe mogelijkheden op basis van Copilot. Met behulp van gewone, natuurlijke taal kunnen gebruikers straks aangeven welke gegevens ze willen ophalen, hoe deze gegevens moeten worden bewerkt en op welke manier ze uiteindelijk in een werkblad moeten worden geplaatst. Copilot voert deze stappen vervolgens uit met behulp van Power Query, de technologie van Microsoft voor het importeren, combineren, transformeren en voorbereiden van gegevens.

Vooral data-analisten, data-engineers en zakelijke gebruikers die regelmatig met grote hoeveelheden gegevens werken, kunnen hiervan profiteren. In plaats van handmatig allerlei importinstellingen te doorlopen of zelf complexe transformaties op te bouwen, kunnen zij hun wensen eenvoudig in een opdracht beschrijven. Copilot helpt vervolgens bij het samenstellen van de benodigde gegevensverwerking. Daarbij blijft de onderliggende Power Query-code beschikbaar, zodat gebruikers de gegenereerde stappen kunnen controleren en waar nodig aanpassen.

Excel wordt nog toegankelijker voor gegevensverwerking

Microsoft Excel is al jarenlang veel meer dan een programma om getallen in tabellen te zetten. Het wordt op grote schaal gebruikt voor gegevensanalyse, rapportages, dashboards, financiële berekeningen en het visualiseren van bedrijfsinformatie. Daarnaast beschikt Excel over uitgebreide mogelijkheden om gegevens uit uiteenlopende bronnen te importeren en te bewerken.

Een belangrijk onderdeel daarvan is Power Query. Met deze functie kunnen gebruikers gegevens ophalen uit bijvoorbeeld bestanden, databases en andere ondersteunde gegevensbronnen. Vervolgens kunnen zij de gegevens opschonen, kolommen aanpassen, verschillende tabellen samenvoegen, dubbele records verwijderen en informatie omzetten naar een structuur die geschikt is voor verdere analyse.

Hoewel Power Query veel mogelijkheden biedt, kan het gebruik ervan voor minder ervaren gebruikers ingewikkeld zijn. Het instellen van gegevensbronnen, het bepalen van de juiste transformaties en het oplossen van fouten vraagt soms behoorlijk wat kennis. Ook ervaren gebruikers besteden regelmatig tijd aan terugkerende handelingen en het schrijven of aanpassen van transformatiescripts.

Microsoft wil dit proces eenvoudiger maken door Copilot rechtstreeks in te zetten bij het ophalen en bewerken van gegevens. Gebruikers hoeven hun opdracht dan niet meer uitsluitend via menu's, dialoogvensters en afzonderlijke instellingen uit te voeren. In plaats daarvan kunnen zij in gewone taal beschrijven wat ze willen bereiken.

Gegevens ophalen, transformeren en laden met natuurlijke taal

De nieuwe mogelijkheid draait om een zogenoemde 'Get Data'-vaardigheid binnen Copilot voor Excel op het web. Hiermee moet het mogelijk worden om het ophalen, transformeren en laden van gegevens aan te sturen met behulp van tekstuele opdrachten.

Dit proces staat in de gegevenswereld bekend als ETL: Extract, Transform, Load. Het bestaat uit drie onderdelen:

• Extract – gegevens ophalen: gegevens verzamelen uit een ondersteunde bron, zoals een bestand, database of andere beschikbare gegevensverbinding.
• Transform – gegevens bewerken: de opgehaalde gegevens opschonen, filteren, combineren en omzetten naar de gewenste structuur.
• Load – gegevens laden: het resultaat in Excel plaatsen, zodat het kan worden gebruikt voor verdere analyse, berekeningen of rapportages.

Met Copilot moet het mogelijk worden om deze stappen te beschrijven zonder iedere bewerking afzonderlijk handmatig te hoeven configureren.

Een gebruiker zou bijvoorbeeld kunnen vragen om verkoopgegevens uit een bestand te importeren, lege regels te verwijderen, datums naar een uniform formaat om te zetten, dubbele transacties te identificeren en de resultaten vervolgens als een tabel in Excel te laden. Een andere opdracht kan gericht zijn op het combineren van meerdere bestanden met dezelfde kolomstructuur of het selecteren van uitsluitend gegevens uit een bepaalde periode.

Dit zijn voorbeelden van opdrachten die de nieuwe functionaliteit in principe bruikbaar zouden kunnen maken; de precieze mogelijkheden zijn afhankelijk van de ondersteunde gegevensbronnen, de beschikbare transformaties en de uiteindelijke implementatie van Microsoft.

Het belangrijkste verschil met een volledig handmatige werkwijze is dat de gebruiker niet iedere afzonderlijke bewerkingsstap zelf hoeft op te bouwen. Copilot kan de opdracht interpreteren en helpen bij het genereren van de bijbehorende gegevensverwerking.

Power Query blijft toegankelijk en bewerkbaar

Een belangrijk onderdeel van deze nieuwe functionaliteit is dat Copilot niet alleen een eindresultaat moet opleveren. De gegenereerde verwerking bevat ook een Power Query-script dat gebruikers kunnen inspecteren en aanpassen.

Power Query maakt gebruik van de M-programmeertaal om gegevensbronnen te beschrijven en transformaties uit te voeren. Achter een ogenschijnlijk eenvoudige bewerking, zoals het verwijderen van lege rijen of het samenvoegen van tabellen, kan daardoor een reeks concrete verwerkingsstappen schuilgaan.

Door de gegenereerde code beschikbaar te maken, biedt Microsoft gebruikers de mogelijkheid om meer controle over het resultaat te houden.

Stel dat Copilot een tabel importeert en vervolgens een kolom met datums omzet naar het verkeerde formaat. In plaats van de volledige opdracht opnieuw te formuleren, kan een gebruiker het gegenereerde script openen en de betreffende stap aanpassen. Ook kunnen gebruikers de logica controleren, overbodige bewerkingen verwijderen of aanvullende transformaties toevoegen.

Daarvoor kan de Power Query Advanced Editor worden gebruikt, de geavanceerde editor waarin de onderliggende M-code rechtstreeks kan worden bekeken en bewerkt.

Deze aanpak combineert de toegankelijkheid van AI met de flexibiliteit van een bestaande programmeerbare gegevensverwerkingstool. Gebruikers die weinig ervaring hebben met Power Query kunnen Copilot inzetten om een eerste versie van een query op te bouwen. Meer ervaren analisten en engineers kunnen diezelfde code vervolgens gebruiken als uitgangspunt voor een nauwkeuriger of complexer gegevensverwerkingsproces.

De AI neemt het voorbereidende werk daarmee gedeeltelijk uit handen, terwijl de gebruiker toegang houdt tot de technische implementatie.

Vooral interessant voor data-analisten en data-engineers

De nieuwe mogelijkheid kan voor verschillende groepen gebruikers voordelen opleveren.

Voor data-analisten kan Copilot de voorbereiding van gegevens vereenvoudigen. Voordat een analyse kan beginnen, moeten gegevens immers vaak eerst worden opgeschoond en in een consistente structuur worden gebracht. Denk aan het corrigeren van kolomtypen, het verwijderen van onbruikbare records en het combineren van gegevens uit verschillende bestanden.

Voor data-engineers kan de functionaliteit een manier zijn om sneller standaardtransformaties op te zetten. Veel gegevensverwerkingsprocessen bevatten terugkerende handelingen die technisch niet bijzonder ingewikkeld zijn, maar wel tijd kosten om zorgvuldig te implementeren. Een AI-assistent kan helpen om hiervoor een eerste versie van de Power Query-code te genereren.

Voor zakelijke gebruikers kan de drempel om gegevens te importeren en voor te bereiden lager worden. Mensen die wel weten welke informatie ze nodig hebben, maar niet precies weten hoe ze Power Query moeten configureren, kunnen hun opdracht in begrijpelijke taal formuleren.

Ook gebruikers die al veel ervaring hebben met Excel kunnen voordeel behalen. Zij hoeven Copilot niet noodzakelijk het volledige proces toe te vertrouwen. Ze kunnen de AI ook uitsluitend gebruiken om een eerste query op te bouwen, een standaardbewerking te genereren of het repetitieve gedeelte van een gegevensverwerking te automatiseren.

Het is daarbij belangrijk om onderscheid te maken tussen het automatiseren van afzonderlijke bewerkingen en het volledig zelfstandig uitvoeren van een betrouwbaar gegevensproces. De mogelijkheid om code te genereren betekent niet automatisch dat iedere query foutloos is, dat iedere gegevensbron wordt ondersteund of dat complexe bedrijfsregels zonder aanvullende controle correct worden toegepast.

Nog niet alle details zijn duidelijk

Hoewel de aangekondigde functionaliteit veelbelovend is, zijn er nog belangrijke vragen over de precieze werking.

Een van de onduidelijkheden is of Copilot uitsluitend nieuwe gegevensverbindingen en queries kan opzetten, of dat het ook bestaande Power Query-scripts kan aanpassen. Dat laatste zou vooral interessant zijn voor organisaties die al over uitgebreide gegevensverwerkingsprocessen beschikken en deze geleidelijk willen verbeteren.

Wanneer Copilot bestaande queries kan analyseren en gericht kan wijzigen, zouden gebruikers bijvoorbeeld kunnen vragen om een extra filter toe te voegen, een kolom anders te berekenen of een aanvullende tabel in een bestaand proces op te nemen. Of deze mogelijkheden daadwerkelijk beschikbaar zullen zijn, is echter niet vastgesteld.

Ook de ondersteuning van gegevensbronnen verdient aandacht. Niet iedere organisatie gebruikt dezelfde systemen en niet iedere gegevensbron is zonder meer toegankelijk vanuit Excel voor het web. Voor sommige bronnen kan authenticatie noodzakelijk zijn. Gebruikers moeten zich dan aanmelden of over de juiste toegangsrechten beschikken voordat gegevens kunnen worden opgehaald.

Daarnaast is nog van belang hoe Copilot omgaat met ingewikkelde opdrachten, onduidelijke instructies en fouten in de brongegevens. Een opdracht in natuurlijke taal kan immers op verschillende manieren worden geïnterpreteerd. Het is daarom verstandig om de resulterende gegevens en de bijbehorende transformaties te controleren voordat deze worden gebruikt voor belangrijke rapportages of zakelijke beslissingen.

De mogelijkheid om het Power Query-script te inspecteren en te bewerken, is in dat opzicht een waardevolle eigenschap. Het maakt het eenvoudiger om te controleren welke stappen daadwerkelijk zijn uitgevoerd en om fouten gericht te corrigeren.

Een nuttige aanvulling op bestaande Excel-functionaliteit

De nieuwe Copilot-vaardigheid lijkt vooral bedoeld om de bestaande mogelijkheden van Excel en Power Query toegankelijker en efficiënter te maken. Het gaat niet zozeer om het vervangen van Power Query, maar om het toevoegen van een natuurlijke-taalinterface waarmee gebruikers gegevensverwerking kunnen aansturen.

Dat onderscheid is belangrijk. Power Query blijft verantwoordelijk voor de daadwerkelijke querylogica en de transformaties, terwijl Copilot gebruikers helpt om die logica op basis van hun instructies te laten opbouwen.

Voor eenvoudige en veelvoorkomende bewerkingen kan dat een aanzienlijke tijdsbesparing opleveren. Bij complexere scenario's kan Copilot vooral dienen als hulpmiddel om een eerste versie van de code te genereren. De gebruiker kan vervolgens de noodzakelijke verfijningen aanbrengen.

Voor organisaties die veel met Excel werken, kan deze combinatie een praktische manier zijn om repetitieve gegevensverwerking te verminderen zonder de bestaande werkwijze volledig te vervangen.

Daarbij blijven de gebruikelijke aandachtspunten gelden: controleer of de gegevens correct zijn opgehaald, of de transformaties overeenkomen met de bedoeling en of de gebruiker bevoegd is om de betreffende gegevensbron te benaderen.

Wanneer komt de nieuwe functie beschikbaar?

De aankondiging beschrijft de komst van de nieuwe 'Get Data'-vaardigheid voor Copilot in Excel op het web. De informatie waarop de aankondiging is gebaseerd, wees op een verwachte introductie op korte termijn. Een exacte, voor alle gebruikers geldende beschikbaarheidsdatum en de volledige definitieve functionaliteit zijn daarmee echter niet gegarandeerd.

Zoals bij veel Microsoft 365-functies kan de beschikbaarheid afhangen van de uitrolfase, het type abonnement, de configuratie van de organisatie en eventuele aanvullende voorwaarden. Ook kan een functie geleidelijk beschikbaar komen, waardoor niet iedere gebruiker er op hetzelfde moment over beschikt.

Het is daarom verstandig om de daadwerkelijke beschikbaarheid binnen de eigen Excel-omgeving te controleren, in plaats van ervan uit te gaan dat de functie voor iedereen direct toegankelijk is.

Door: Drifter