Goed nieuws voor e-mailhamsteraars — Outlook gaat automatisch je oudste berichten archiveren om je mailbox te beschermen

Microsoft gaat binnenkort een nieuwe, drempelgestuurde auto-archiveringsfunctie voor Exchange Online uitrollen om te voorkomen dat mailboxen vol raken en e-maildistributie of -ontvangst wordt onderbroken. In plaats van archivering alleen op basis van leeftijd (bijvoorbeeld “verplaats na twee jaar”), werkt deze functie op basis van mailbox-gebruik: zodra de opslagruimte van een mailbox de kritieke grens van ongeveer 90% nadert, worden de oudste berichten automatisch naar het archief verplaatst om ruimte vrij te maken.

De functie is bedoeld als proactieve, geautomatiseerde ruimtebeheer-maatregel — gebruikers en organisaties vroegen om een systeem dat voorkomt dat mailboxquota “vol” raken en dat handmatige schoonmaak of lastige uitrol van extra opslag overbodig maakt. Volgens Microsoft is dit geen vervanging voor de bestaande archiverings- of bewaarbeleidinstellingen die organisaties hebben ingesteld; bestaande regels blijven van kracht en worden gerespecteerd.

Belangrijke punten:

• Beleid en retentie blijven geldig. Verplaatsing naar het archief betekent niet dat retentie- of verwijderregels buiten werking worden gesteld: gearchiveerde items blijven binnen het archiefsysteem onderhevig aan dezelfde bewaarbeleid en verwijderingsinstellingen als daarvoor van toepassing zijn.

• Uitzonderingen blijven gelden. Items die gemarkeerd zijn met tags zoals “Never Move to Archive” blijven in de primaire mailbox en worden niet verplaatst door deze auto-archivering.

• Niet uitschakelbaar voor eindgebruikers. Microsoft stelt dat gebruikers de nieuwe auto-archivering niet kunnen uitzetten; het is een fail-safe die alleen wordt geactiveerd wanneer de mailboxutilisatie de kritieke 90%-drempel overschrijdt en is bedoeld om mailflow-onderbrekingen te voorkomen.

• Auto-expanding archives op de roadmap. Microsoft werkt daarnaast aan ondersteuning voor archieven die automatisch kunnen uitbreiden voorbij de gebruikelijke 100 GB-limiet, zodat organisaties meer archiefruimte krijgen zonder handmatige interventie.

Wat betreft beschikbaarheid: Microsoft noemt een gefaseerde uitrol — commerciële/public cloudomgevingen krijgen de update in oktober 2025, waarna government-cloudomgevingen de functie in november 2025 ontvangen. Als reactie op klantfeedback heeft Microsoft aangegeven dat het uitrolplan mogelijk wordt herzien en dat een bijgewerkt schema “binnenkort” gecommuniceerd zal worden; ten tijde van het eerdere bericht was dat schema nog niet aangepast.

Wat betekent dit voor gebruikers en beheerders?

Voor eindgebruikers:

• Je hoeft in de meeste gevallen niets te doen; Outlook/Exchange verplaatst automatisch de oudste items naar het archief wanneer je mailbox bijna vol is.
• Gearchiveerde e-mails blijven beschikbaar via je archiefmap en zijn onderhevig aan hetzelfde bewaarbeleid.
• E-mails met “Never Move to Archive” blijven in je primaire mailbox en worden niet automatisch verplaatst.
• Je kunt de functie niet uitschakelen — houd er rekening mee dat sommige oudere berichten zonder handmatige actie in het archief terecht kunnen komen zodra je mailbox bijna vol is.

Voor IT-beheerders / compliance-teams:

• Controleer en documenteer hoe deze automatische verplaatsingen zich verhouden tot jullie bestaande bewaarbeleid en juridische/regelgevende vereisten.
• Communiceer naar gebruikers wat er gebeurt wanneer hun mailbox 90% bereikt en hoe ze gearchiveerde items kunnen vinden.
• Houd het uitrolschema in de gaten en plan waar nodig aanpassingen in interne richtlijnen of monitoring (bijvoorbeeld alerts bij hoge mailbox-utilisatie).
• Overweeg hoe de toekomstige beschikbaarheid van auto-expanding archives (uitbreidbare archieven) jullie opslagplanning kan beïnvloeden.

De nieuwe drempelgebaseerde auto-archivering is opgezet als een automatische veiligheidsmechaniek om te voorkomen dat mailboxen vol raken en mailflow wordt verstoord. Het verandert niets aan bestaande bewaarbeleid of uitzonderingen zoals ‘Never Move to Archive’, maar beheerders en gebruikers doen er goed aan de veranderingen te evalueren en gebruikers te informeren zodat er geen verrassingen ontstaan wanneer oudere berichten naar het archief worden verplaatst.

Door: Drifter