Klassieke Outlook voor Windows krijgt dit najaar alsnog uitgebreide Copilot-integratie

Jarenlang wist de klassieke Outlook-app voor Windows buiten schot te blijven terwijl Microsoft steeds meer kunstmatige intelligentie toevoegde aan zijn Microsoft 365-applicaties. Programma's als Word, Excel, PowerPoint, Teams en de nieuwe Outlook kregen al diverse AI-functies via Microsoft Copilot, terwijl gebruikers van de traditionele Outlook-desktopapp grotendeels konden blijven werken zonder deze toevoegingen.

Daar komt echter verandering in. Microsoft heeft aangekondigd dat ook Outlook Klassiek voor Windows ondersteuning krijgt voor Copilot. Daarmee verdwijnt een belangrijk onderscheid tussen de klassieke desktopversie en de nieuwere Outlook-app, die grotendeels gebaseerd is op webtechnologie. Veel gebruikers kozen juist bewust voor de klassieke Outlook vanwege de uitgebreide functionaliteit, de vertrouwde werkwijze én het ontbreken van AI-functionaliteiten. Dat laatste voordeel verdwijnt de komende maanden.

Gefaseerde uitrol vanaf augustus

Microsoft begint vanaf augustus met de eerste fase van de uitrol van Copilot binnen Outlook Klassiek. In eerste instantie krijgen een beperkte groep gebruikers toegang tot de nieuwe AI-functies. Vervolgens wordt de beschikbaarheid stapsgewijs uitgebreid, waarna in de loop van oktober een veel grotere groep Microsoft 365-gebruikers de nieuwe mogelijkheden zal ontvangen.

Hierdoor zullen steeds meer gebruikers merken dat de klassieke Outlook-interface wordt uitgebreid met AI-functionaliteit, zonder dat daarvoor een aparte versie van de applicatie hoeft te worden geïnstalleerd.

Copilot verschijnt direct in het lint van Outlook

Een van de eerste zichtbare veranderingen is de toevoeging van een Copilot-knop aan het Start-lint van Outlook. Dit is dezelfde menubalk waarin gebruikers normaal gesproken functies vinden zoals:

• Nieuwe e-mail maken.
• Beantwoorden en Allen beantwoorden.
• Doorsturen.
• Verplaatsen.
• Verwijderen.
• Markeren.
• Categorieën toewijzen.

Naast deze bestaande functies verschijnt straks ook een Copilot-knop. Daarmee kunnen gebruikers de AI-assistent rechtstreeks vanuit Outlook openen zonder eerst een aparte toepassing of browservenster te starten.

Volledige integratie binnen de e-mailclient

De uitbreiding gaat veel verder dan alleen een snelkoppeling. Microsoft integreert Copilot rechtstreeks in Outlook Klassiek, waardoor de AI toegang krijgt tot de context van geopende e-mails en complete conversaties.

Daardoor kan Copilot onder andere:

• vragen beantwoorden over ontvangen e-mails;
• de inhoud van berichten uitleggen;
• belangrijke informatie uit lange e-mailwisselingen halen;
• uitgebreide e-mailthreads analyseren;
• eerdere berichten binnen een gesprek meenemen bij het formuleren van een antwoord;
• suggesties geven voor professionele, zakelijke of informele reacties.

Doordat Copilot de volledige context van een conversatie kan gebruiken, hoeft een gebruiker minder informatie handmatig toe te voegen voordat de AI een bruikbaar antwoord kan genereren.

Hulp bij het schrijven van e-mails

Ook tijdens het opstellen van nieuwe berichten wordt Copilot beschikbaar.

Binnen het venster waarin een nieuwe e-mail wordt geschreven kunnen gebruikers de AI vragen om:

• een volledige e-mail op te stellen;
• een eerste concept te schrijven;
• bestaande tekst te herschrijven;
• de schrijfstijl formeler of juist informeler te maken;
• grammatica en spelling te verbeteren;
• tekst in te korten of juist uit te breiden;
• de toon vriendelijker, duidelijker of zakelijker te maken.

Gebruikers behouden daarbij altijd de mogelijkheid om de voorgestelde tekst aan te passen voordat een bericht wordt verzonden. Copilot genereert uitsluitend een voorstel; de uiteindelijke inhoud blijft volledig onder controle van de gebruiker.

Ook geschikt voor langere documenten

Microsoft geeft aan dat Copilot niet alleen eenvoudige e-mails kan opstellen. De AI is eveneens in staat om uitgebreidere teksten te genereren, zoals:

• nieuwsbrieven;
• aankondigingen;
• interne bedrijfscommunicatie;
• projectupdates;
• uitnodigingen;
• samenvattingen van vergaderingen;
• klantcommunicatie.

Hierdoor hoeft een gebruiker niet langer vanaf een leeg scherm te beginnen, maar kan Copilot een eerste versie maken die vervolgens verder kan worden aangepast.

Lange e-mailgesprekken samenvatten

Een andere belangrijke functie is het automatisch samenvatten van omvangrijke e-mailgesprekken.

Bij lange conversaties met tientallen berichten kan Copilot de belangrijkste punten verzamelen en overzichtelijk weergeven. Hierdoor hoeven gebruikers niet meer iedere afzonderlijke e-mail door te lezen om de actuele stand van zaken te begrijpen.

Dit kan vooral handig zijn binnen organisaties waar grote groepen medewerkers deelnemen aan uitgebreide e-maildiscussies.

Ondersteuning bij agendabeheer

Naast ondersteuning voor e-mail krijgt Copilot ook mogelijkheden om te helpen bij het beheren van agenda's.

De AI kan gebruikers ondersteunen bij het:

• interpreteren van afspraken;
• voorbereiden van vergaderingen;
• samenvatten van relevante informatie;
• gebruiken van e-mailcontext bij agenda-items.

Hiermee wordt Outlook steeds meer een centrale persoonlijke assistent binnen Microsoft 365.

Automatisch ingeschakeld

Wanneer Copilot beschikbaar wordt voor Outlook Klassiek, zal de functie standaard zijn ingeschakeld. Gebruikers hoeven deze dus niet zelf te activeren.

Er zijn echter twee belangrijke uitzonderingen:

• organisaties kunnen ervoor kiezen Copilot via hun IT-beheer uit te schakelen;
• gebruikers zonder een Microsoft 365 Copilot-abonnement krijgen geen toegang tot de AI-functionaliteiten.

Hoewel de Copilot-knoppen mogelijk zichtbaar worden in de interface, zijn de AI-functies uitsluitend beschikbaar voor gebruikers met een geldig Copilot-licentieabonnement.

Klassieke Outlook verliest een belangrijk onderscheid

De komst van Copilot betekent dat ook de traditionele Outlook-desktopapp steeds meer dezelfde richting opgaat als de overige Microsoft 365-programma's. Waar de klassieke Outlook jarenlang bekendstond als een vertrouwde, uitgebreide e-mailclient zonder AI-integratie, wordt deze nu eveneens voorzien van slimme assistentfuncties.

Voor gebruikers die bewust vasthielden aan Outlook Klassiek omdat zij geen AI wilden gebruiken, verdwijnt daarmee een belangrijk verschil ten opzichte van de nieuwe Outlook. Tegelijkertijd biedt de integratie gebruikers die wel gebruik willen maken van kunstmatige intelligentie extra mogelijkheden om sneller e-mails te verwerken, berichten samen te vatten, antwoorden op te stellen en dagelijkse werkzaamheden efficiënter uit te voeren.

Microsoft start de eerste uitrol van Copilot voor Outlook Klassiek in augustus. De beschikbaarheid wordt vervolgens gedurende het najaar verder uitgebreid, waarbij in oktober een veel grotere groep gebruikers toegang krijgt tot de nieuwe AI-functionaliteiten.

Door: Drifter