Microsoft stopt met gratis Microsoft 365 Companion-apps voor Windows 11

Microsoft stopt met de drie speciale Microsoft 365 Companion-apps die de afgelopen tijd automatisch op bepaalde Windows 11-pc's werden geïnstalleerd. Het gaat om de apps Calendar, People en Files, die gebruikers vanuit Windows snel toegang moesten geven tot respectievelijk agenda's, contactpersonen en bestanden.

De drie apps worden op 16 december 2026 definitief buiten werking gesteld. Vanaf die datum functioneren ze niet meer. Microsoft is inmiddels begonnen met het geleidelijk beëindigen van de automatische installatie van de apps en heeft organisaties bovendien instructies gegeven om de software vooraf van beheerde computers te verwijderen.

Daarmee komt relatief snel een einde aan een set toepassingen die Microsoft nog maar ongeveer een jaar geleden nadrukkelijk onder de aandacht bracht als onderdeel van de Windows 11-ervaring.

Companion-apps moesten Windows 11 productiever maken

Microsoft introduceerde de speciale Microsoft 365 Companion-apps als een manier om veelgebruikte informatie uit Microsoft 365 sneller vanuit Windows toegankelijk te maken.

De apps waren specifiek bedoeld voor Windows 11 en werden geïntegreerd in de Windows-omgeving, waaronder de taakbalk. Het idee was dat gebruikers niet steeds afzonderlijke Microsoft 365-applicaties hoefden te openen om bijvoorbeeld hun agenda, contactpersonen of bestanden te bekijken.

De drie toepassingen hadden elk een duidelijk eigen doel:

• Calendar bood snelle toegang tot agenda-informatie en afspraken.
• People was bedoeld voor het snel raadplegen van contactpersonen.
• Files gaf gebruikers een snelle manier om bestanden terug te vinden.

Microsoft positioneerde de toepassingen bovendien als onderdeel van een bredere ontwikkeling waarin Windows, Microsoft 365 en Copilot nauwer met elkaar samenwerken. Met behulp van Copilot zouden gebruikers sneller informatie moeten kunnen terugvinden en taken moeten kunnen uitvoeren, ook wanneer ze niet precies meer wisten waar bepaalde bestanden, personen of agenda-items waren opgeslagen.

Die strategie blijkt nu echter van korte duur. Microsoft heeft aangekondigd dat juist deze drie Companion-apps worden uitgefaseerd.

Definitieve stopzetting op 16 december 2026

De belangrijkste datum voor gebruikers en systeembeheerders is 16 december 2026.

Op die dag worden Calendar, People en Files officieel met pensioen gestuurd. De apps zullen vanaf dat moment niet langer functioneren.

Microsoft is al eerder begonnen met het terugschroeven van de automatische installatie. De toepassingen worden daardoor geleidelijk niet meer automatisch meegeleverd via updates van Microsoft 365 Apps.

Bestaande installaties kunnen gedurende de overgangsperiode nog blijven werken. Microsoft waarschuwt echter dat er tijdens deze laatste fase geen nieuwe updates en oplossingen meer worden geleverd, waaronder beveiligingsupdates. Het bedrijf adviseert daarom om de toepassingen niet simpelweg tot december op de computers te laten staan, maar ze eerder te verwijderen.

Voor organisaties betekent dit dat er feitelijk geen reden meer is om de apps nog actief te blijven gebruiken.

Organisaties moeten de apps actief verwijderen

Voor bedrijven en andere organisaties die Windows 11-apparaten centraal beheren, ligt de situatie iets ingewikkelder dan bij particuliere gebruikers.

Microsoft heeft hiervoor instructies opgesteld waarmee beheerders de Companion-apps bijvoorbeeld via Microsoft Intune kunnen verwijderen.

Een belangrijk aandachtspunt is dat beheerders eerst moeten controleren hoe de apps binnen hun organisatie worden uitgerold.

Wanneer de toepassingen bijvoorbeeld via Intune als Required of Available aan gebruikers of apparaten zijn toegewezen, moeten die toewijzingen eerst worden verwijderd. Als dat niet gebeurt, bestaat namelijk het risico dat Intune de apps na een verwijdering opnieuw installeert.

De aanbevolen aanpak bestaat daarom uit verschillende stappen.

1. Bestaande installatietoewijzingen verwijderen

Beheerders moeten eerst eventuele Required- en Available-toewijzingen voor de Microsoft 365 Companion-apps verwijderen.

Dit voorkomt dat het beheersysteem de toepassingen opnieuw naar computers pusht nadat ze zijn verwijderd.

2. Een verwijderingsopdracht instellen

Nadat de bestaande implementaties zijn beëindigd, kan de beheerder in Intune een Uninstall assignment aanmaken.

Daarmee kunnen de apps centraal worden verwijderd van de betreffende gebruikers of apparaten.

3. De verwijdering controleren

Microsoft adviseert organisaties vervolgens om het verwijderingsproces te monitoren. Niet ieder apparaat hoeft namelijk op hetzelfde moment bereikbaar te zijn of de opdracht direct uit te voeren.

Door de status te controleren kunnen beheerders zien welke apparaten de apps inmiddels hebben verwijderd en op welke systemen de verwijdering nog in behandeling is of eventueel is mislukt.

Dit is vooral belangrijk binnen grote organisaties met honderden of duizenden Windows 11-systemen.

Ook gebruikers van onbeheerde pc's kunnen de apps verwijderen

Op computers die niet door een organisatie centraal worden beheerd, moeten gebruikers de toepassingen zelf verwijderen.

Dat kan rechtstreeks vanuit Windows 11.

Ga daarvoor naar:

Instellingen > Apps > Geïnstalleerde apps

Zoek vervolgens naar:

Microsoft 365 companions

Daar kan de gebruiker de software verwijderen.

Er is ook een tweede methode. Gebruikers kunnen in Windows Search zoeken naar Calendar, People of Files, vervolgens met de rechtermuisknop op de betreffende toepassing klikken en voor Verwijderen kiezen.

Opvallend is dat het verwijderen van één van de drie toepassingen volgens Microsoft ertoe zou moeten leiden dat alle drie de Companion-apps worden verwijderd. Gebruikers hoeven ze dus niet noodzakelijk afzonderlijk te verwijderen.

Het verwijderen van de apps verwijdert geen persoonlijke gegevens

Een belangrijk punt voor gebruikers is dat het verwijderen van de Companion-apps geen Microsoft 365-gegevens verwijdert.

De apps fungeerden voornamelijk als toegangspunt tot gegevens die elders binnen Microsoft 365 zijn opgeslagen. Agenda-afspraken, contactpersonen en bestanden worden daarom niet verwijderd wanneer de bijbehorende Windows-app wordt verwijderd.

Een gebruiker die bijvoorbeeld de Calendar-app verwijdert, raakt zijn of haar agenda-afspraken niet kwijt. Hetzelfde geldt voor contactpersonen en bestanden.

De onderliggende gegevens blijven gewoon beschikbaar binnen de Microsoft 365-diensten.

Waar vind je agenda's en contactpersonen na het verdwijnen van de apps?

Microsoft verwijst gebruikers voor agenda- en contactgegevens vooral naar bestaande toepassingen die al onderdeel zijn van het Microsoft-ecosysteem.

Agenda's en personen kunnen bijvoorbeeld nog steeds worden geraadpleegd via Outlook en Microsoft Teams.

Voor gebruikers verandert daarmee vooral de manier waarop ze toegang krijgen tot deze informatie. De gegevens zelf verdwijnen niet.

Voor bestanden zijn er eveneens verschillende alternatieven beschikbaar.

Bestanden kunnen onder meer worden teruggevonden via:

• Windows Search
• Bestandsverkenner
• OneDrive
• SharePoint
• Word
• Excel
• PowerPoint
• andere Microsoft 365-toepassingen

De functionaliteit die de Companion-apps boden, is daarmee niet volledig verdwenen. Microsoft verschuift de toegang vooral naar bestaande en meer geïntegreerde toepassingen.

Copilot moet helpen bij het terugvinden van informatie

Microsoft wijst daarnaast op de rol van Copilot binnen Microsoft 365.

Gebruikers hoeven volgens Microsoft niet altijd exact te weten waar een bestand, contactpersoon of agenda-item staat. Wanneer iemand zich bijvoorbeeld slechts enkele details van een document herinnert, kan Copilot helpen bij het zoeken naar de betreffende informatie.

Daarmee probeert Microsoft de afname van de Companion-apps deels op te vangen door gebruikers meer gebruik te laten maken van de zoek- en AI-mogelijkheden die al binnen het Microsoft 365-ecosysteem aanwezig zijn.

De achterliggende gedachte is dat gebruikers minder afhankelijk worden van afzonderlijke kleine toepassingen en informatie rechtstreeks kunnen opvragen vanuit de diensten en apps die ze toch al gebruiken.

Beveiligingsupdates worden niet meer geleverd

Hoewel bestaande installaties tot de definitieve einddatum kunnen blijven functioneren, is er een belangrijk verschil tussen "de app werkt nog" en "de app wordt nog ondersteund".

Microsoft heeft aangegeven dat er tijdens deze uitfaseringsperiode geen nieuwe updates en oplossingen meer voor de Companion-apps worden uitgebracht. Dat geldt ook voor beveiligingsupdates.

Daarom is het voor organisaties vooral vanuit beheer- en beveiligingsperspectief verstandig om de toepassingen niet onnodig op systemen te laten staan.

Een app die nog technisch werkt, is daarmee niet automatisch een app die Microsoft nog actief ondersteunt.

Organisaties moeten ook hun documentatie aanpassen

Microsoft vraagt organisaties bovendien om verder te kijken dan alleen het verwijderen van de software.

Bedrijven wordt aangeraden om verwijzingen naar de Companion-apps te verwijderen uit bijvoorbeeld:

• interne documentatie;
• installatiehandleidingen;
• implementatie- en deploymentdocumentatie;
• trainingsmateriaal;
• softwarecatalogi;
• interne handleidingen voor Windows 11;
• instructies voor medewerkers.

Dat lijkt misschien een detail, maar het voorkomt dat werknemers later alsnog proberen de beëindigde toepassingen te installeren of bij de IT-afdeling vragen stellen over software die niet meer wordt ondersteund.

Voor organisaties die eigen Windows 11-images, configuratieprofielen of softwarecatalogi onderhouden, is het daarom verstandig om ook die systemen en documentatie te controleren.

Waarom stopt Microsoft er zo snel mee?

Opvallend aan de aankondiging is vooral de relatief korte levensduur van de toepassingen.

Microsoft introduceerde de Companion-apps pas recent als nieuwe Windows 11-functionaliteit. De apps werden bovendien nadrukkelijk gepresenteerd als onderdeel van de ontwikkeling richting een nauwere samenwerking tussen Windows, Microsoft 365 en Copilot.

Ongeveer een jaar na hun introductie worden Calendar, People en Files alweer uitgefaseerd.

Dat betekent niet dat de onderliggende Microsoft 365-functionaliteit verdwijnt. Integendeel: Microsoft blijft agenda's, contacten en bestanden ondersteunen via andere toepassingen en diensten. Het zijn vooral de afzonderlijke Windows 11 Companion-apps die verdwijnen.

Voor gebruikers betekent dit uiteindelijk vooral dat een extra laag in de Windows-interface wordt verwijderd.

Wat moeten Windows 11-gebruikers nu doen?

Voor particuliere gebruikers is de situatie relatief eenvoudig.

Wie de apps niet gebruikt, kan ze verwijderen en hoeft verder niets te doen.

Wie ze wel gebruikt, kan overstappen op de bestaande Microsoft 365-toepassingen. Voor agenda's en contactpersonen zijn Outlook en Teams de voornaamste alternatieven. Voor bestanden zijn onder meer Windows Search, Bestandsverkenner, OneDrive en SharePoint beschikbaar.

Belangrijk is dat het verwijderen van de Companion-apps niet betekent dat de onderliggende gegevens verdwijnen.

Voor bedrijven is het verstandig om eerder actie te ondernemen. Zij moeten niet alleen controleren of de apps via Intune of andere beheersystemen worden uitgerold, maar ook voorkomen dat bestaande implementatieregels de toepassingen na verwijdering opnieuw installeren.

Daarnaast moeten interne handleidingen en softwarecatalogi worden aangepast.

Einddatum komt snel dichterbij

Microsoft heeft de pensionering van de Companion-apps op 18 september 2026 via het Microsoft 365 Message Center onder de aandacht gebracht.

De definitieve einddatum is 16 december 2026.

Vanaf dat moment zijn de drie toepassingen niet langer bruikbaar. Organisaties hebben daardoor maar een beperkte periode om hun Windows 11-omgevingen, Intune-configuraties, softwarecatalogi en interne documentatie aan te passen.

Voor gewone gebruikers is de impact waarschijnlijk beperkt: de informatie die via de apps toegankelijk was, blijft beschikbaar via andere Microsoft 365-diensten.

De opvallendste verandering is daarmee niet dat Microsoft 365-functionaliteit verdwijnt, maar dat Microsoft ervoor kiest om de afzonderlijke Windows 11-toegangspunten Calendar, People en Files weer uit de Windows-omgeving te halen.

Gebruikers die deze apps nog op hun computer hebben staan, kunnen ze daarom beter tijdig verwijderen en overstappen op de bestaande Microsoft 365-apps en zoekmogelijkheden. Daarmee wordt voorkomen dat ze na 16 december 2026 plotseling met niet-functionerende toepassingen worden geconfronteerd.

Door: Drifter