PowerPoint Live krijgt meer mogelijkheden voor persoonlijke instellingen

Microsoft heeft verschillende verbeteringen aangekondigd voor PowerPoint Live in Microsoft Teams. Met de nieuwe functies kunnen gebruikers de weergave van presentaties beter afstemmen op hun persoonlijke voorkeuren, de lichtomstandigheden en hun toegankelijkheidsbehoeften. De belangrijkste vernieuwingen zijn de toevoeging van lichte, donkere en contrastrijke thema's, uitgebreidere mogelijkheden om door dia's te navigeren met het toetsenbord en een aanpasbaar notitievenster voor presentatoren.

PowerPoint Live is een functie binnen Microsoft Teams waarmee gebruikers PowerPoint-presentaties rechtstreeks in een online vergadering kunnen delen. Daarbij hoeven ze niet hun volledige bureaublad of een afzonderlijk PowerPoint-venster te delen. Dit maakt het presenteren overzichtelijker en biedt zowel presentatoren als deelnemers verschillende praktische voordelen.

Presentatoren kunnen hun dia's tonen en tegelijkertijd hun sprekersnotities, vergaderbediening en andere presentatiehulpmiddelen bij de hand houden. Deelnemers kunnen ondertussen de inhoud van de presentatie bekijken, op ondersteunde hyperlinks en interactieve elementen klikken en, afhankelijk van de beschikbare instellingen, op hun eigen tempo door de dia's navigeren. Hierdoor ontstaat een flexibelere presentatie-ervaring, waarbij de presentator de regie over de vergadering behoudt en deelnemers de inhoud op een manier kunnen bekijken die bij hen past.

Met de nieuwste verbeteringen wil Microsoft PowerPoint Live gebruiksvriendelijker, toegankelijker en beter aanpasbaar maken. De wijzigingen richten zich vooral op de weergave, de bediening en de indeling van het presentatievenster.

Drie nieuwe verbeteringen in PowerPoint Live

1. Kies tussen een licht, donker of contrastrijk thema

Een van de belangrijkste vernieuwingen is de mogelijkheid om het uiterlijk van PowerPoint Live aan te passen. Gebruikers kunnen kiezen uit drie weergavemodi: een licht thema, een donker thema en een thema met hoog contrast.

Het lichte thema is vooral geschikt voor gebruikers die de voorkeur geven aan een traditionele, heldere interface. De lichte achtergrond en donkere tekst kunnen prettig zijn in goed verlichte omgevingen en sluiten aan bij de standaardweergave van veel kantoorprogramma's.

Het donkere thema gebruikt een donkere interface met lichtere tekst en bedieningselementen. Dit kan prettiger zijn bij weinig omgevingslicht en voor gebruikers die liever met een donkere gebruikersomgeving werken. Afhankelijk van het scherm en de omstandigheden kan deze weergave bovendien als minder fel worden ervaren.

Het thema met hoog contrast is bedoeld om de zichtbaarheid van interface-elementen te verbeteren. Door sterkere contrastverschillen kunnen teksten, knoppen en andere onderdelen gemakkelijker van elkaar te onderscheiden zijn. Dit kan met name nuttig zijn voor mensen met een visuele beperking of voor gebruikers die moeite hebben met het herkennen van elementen in een standaardinterface.

Gebruikers kunnen de gewenste weergave instellen via het menu met de drie puntjes naast hun profielfoto. Vervolgens navigeren ze naar Instellingen > Weergave (Settings > Appearance). Daar kunnen ze, zodra de nieuwe mogelijkheden beschikbaar zijn, het gewenste thema selecteren.

Het is daarbij belangrijk om onderscheid te maken tussen de interface van PowerPoint Live en de inhoud van de presentatie zelf. De nieuwe thema-instellingen hebben betrekking op de weergave van de gebruikersomgeving. Ze betekenen niet automatisch dat de dia's van een presentatie zelf van kleur veranderen. De vormgeving van de dia's blijft in beginsel afhankelijk van het gebruikte PowerPoint-bestand en de instellingen daarvan.

2. Navigeer eenvoudiger door dia's met het toetsenbord

Microsoft breidt ook de mogelijkheden uit om tijdens een PowerPoint Live-presentatie tussen dia's te schakelen. Gebruikers kunnen hiervoor de pijltoetsen omhoog en omlaag gebruiken, evenals de toetsen Page Up en Page Down.

Deze bediening is standaard ingeschakeld. Volgens de aangekondigde functionaliteit is er geen afzonderlijke schakeloptie waarmee gebruikers deze toetsenbordnavigatie handmatig kunnen in- of uitschakelen.

De nieuwe bediening maakt het gemakkelijker om door een presentatie te bladeren zonder uitsluitend afhankelijk te zijn van de muis. Dat kan handig zijn voor presentatoren die tijdens een vergadering hun handen liever vrijhouden, maar ook voor gebruikers die de voorkeur geven aan toetsenbordbediening of bepaalde toegankelijkheidsvoorzieningen gebruiken.

Daarnaast werkt de navigatie met compatibele presentatieafstandsbedieningen die de betreffende toetsenbordopdrachten kunnen versturen. Daardoor kunnen gebruikers die een geschikte presentatieklikker gebruiken, eveneens van de nieuwe bediening profiteren.

De praktische werking kan afhankelijk zijn van de context waarin PowerPoint Live wordt gebruikt. De toetsen moeten bijvoorbeeld aan de juiste interface of presentatiebediening worden doorgegeven. Ook kunnen de beschikbare mogelijkheden verschillen tussen de presentatorweergave en de weergave van deelnemers. De nieuwe toetsenbordbediening moet daarom worden gezien als een uitbreiding van de navigatiemogelijkheden, niet als een garantie dat elke toets in iedere situatie hetzelfde gedrag vertoont.

3. Pas de grootte van het notitievenster aan

De derde verbetering heeft betrekking op het notitievenster dat presentatoren tijdens een presentatie kunnen gebruiken. Dit venster bevat de sprekersnotities die bij de dia's horen en kan helpen om de presentatie gestructureerd te houden zonder dat de notities zichtbaar hoeven te zijn voor het publiek.

Voorheen waren gebruikers bij de indeling van dit onderdeel afhankelijker van de beschikbare standaardruimte. Met de nieuwe functie kunnen ze de breedteverdeling tussen de dia en het notitievenster aanpassen aan hun eigen voorkeuren.

Dat werkt eenvoudig: beweeg de muis naar de scheidingslijn tussen de diaweergave en het notitievenster. Zodra de aanwijzer verandert in een pictogram voor het aanpassen van de grootte, kun je de scheidingslijn verslepen. Hierdoor krijgt het notitievenster meer of minder ruimte.

Deze aanpassing kan in verschillende situaties van pas komen. Presentatoren die uitgebreide sprekersnotities gebruiken, kunnen het notitievenster groter maken om meer tekst tegelijk te kunnen lezen. Wie juist vooral naar de dia's wil kijken, kan het notitievenster verkleinen en zo meer ruimte overhouden voor de presentatie.

De mogelijkheid om de indeling zelf te bepalen, maakt PowerPoint Live flexibeler voor uiteenlopende presentatiestijlen. Vooral bij langere presentaties, trainingen, productdemonstraties en online lessen kan dit bijdragen aan een prettigere werkomgeving.

Wat betekenen de verbeteringen voor gebruikers?

De drie wijzigingen zijn gericht op verschillende aspecten van de presentatie-ervaring. De thema-instellingen bieden meer controle over het uiterlijk van de interface, de toetsenbordnavigatie maakt het bedienen van dia's eenvoudiger en het aanpasbare notitievenster geeft presentatoren meer vrijheid bij het indelen van hun scherm.

Samen zorgen deze verbeteringen ervoor dat PowerPoint Live beter kan aansluiten op individuele voorkeuren en verschillende werksituaties. Een gebruiker die vaak in een donkere omgeving werkt, kan bijvoorbeeld kiezen voor een donkere interface. Een presentator die veel aantekeningen nodig heeft, kan meer ruimte reserveren voor het notitievenster. En iemand die liever met een toetsenbord of compatibele presentatieafstandsbediening werkt, krijgt extra mogelijkheden om door de presentatie te navigeren.

Ook vanuit toegankelijkheidsperspectief zijn de wijzigingen relevant. Vooral de ondersteuning voor hoog contrast en de uitgebreidere toetsenbordbediening kunnen de gebruikservaring verbeteren voor mensen die niet uitsluitend met een muis werken of behoefte hebben aan een duidelijker zichtbare interface.

Daarbij geldt wel dat de nieuwe opties niet alle toegankelijkheidsproblemen van een presentatie oplossen. De leesbaarheid van de dia's zelf blijft bijvoorbeeld afhankelijk van factoren zoals lettergrootte, kleurcontrast, de gebruikte afbeeldingen en de structuur van de presentatie. Voor een toegankelijke presentatie blijft het daarom belangrijk om ook bij het maken van de dia's rekening te houden met verschillende gebruikersbehoeften.

De uitrol verloopt geleidelijk

Microsoft rolt de nieuwe mogelijkheden gefaseerd uit. Dat betekent dat niet iedere gebruiker ze onmiddellijk te zien krijgt. De beschikbaarheid kan afhangen van de uitrolfase en de gebruikte Teams-omgeving. Het ontbreken van een bepaalde optie betekent daarom niet automatisch dat er iets mis is met de installatie of het account.

Zodra de functies beschikbaar zijn, kunnen gebruikers de instellingen voor de weergave aanpassen, de nieuwe toetsenbordbediening uitproberen en de grootte van het notitievenster wijzigen.

Wie tijdens het gebruik tegen problemen aanloopt of feedback wil geven, kan daarvoor de ingebouwde meldingsfunctie van Teams gebruiken. Open hiervoor het menu met de drie puntjes in de rechterbovenhoek van de vergaderinterface en selecteer Een probleem melden (Report a problem). Vervolgens kan de gebruiker de ervaring beschrijven en aangeven wat er niet goed werkt of welke verbetering gewenst is.

Door: Drifter